Seloste käsittelytoimista

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679), artiklat 13 ja 14

1. Rekisterinpitäjä                                    

Lahden kaupunki

2. Rekisterin nimi ja tarkoitus                 

           Kaupunkitasoisten tapahtumien vapaaehtoisrekisteri                             

3. Rekisterin yhteyshenkilö                     

Tiedoista vastaa Lahden kaupungin tapahtumapäällikkö Inkeri Määttä.

Tietojen tarkastelu- ja käyttöoikeus Lahden kaupungin tapahtumakoordinaattori Tea Kosunen ja projektipäällikkö Tiina Kulmalahti.

4. Mihin tarkoitukseen henkilötietoja käsitellään?

Tapahtumajärjestämistä tukevan vapaaehtoisten rekrytointiin ja tehtävään kutsumiseen.

5. Mikä on henkilötietojen käsittelyperuste?

Suostumus, henkilö ilmoittautuessaan vapaaehtoiseksi tuleviin tapahtumiin antaa luvan suostumuksen henkilötietojen käsittelyyn.

6. Mitä henkilötietoja rekisterissä käsitellään?         

Nimi, osoite, puhelinnumero, sähköposti, kielitaito, syntymäaika, käyttäjätunnus, salasana, ammatti, vaatekoko, kiinnostus eri tapahtuman lajeihin, käytettävissä olevat päivät.

Luvat ja passit:

• järjestyksenvalvojakortti

• ensiapukortti

• hygieniapassi

• anniskelupassi

• työturvakortti

• Tieturva 1

7. Missä tietoja säilytetään ja kuinka kauan?

Tietoja säilytetään Lahden kaupungin GateHQ-rekrytointijärjestelmässä, joka on salasanalla suojattu, sekä Excel-taulukoina Google Drivessa tapahtuman järjestäjien organisaatiossa.

Tietoja säilytetään Lahden kaupungin GateHQ-järjestelmässä kaksi vuotta. Kaikille rekisterissä oleville henkilöille lähetetään kahden vuoden välein sähköpostia ja pyydetään päivittämään omat tiedot. Päivittämättömät tiedot hävitetään.

Tapahtumajärjeställe siirretyt tiedot poistetaan Lahden kaupungin toimesta aina kunkin tapahtuman järjestämisvuoden loppuun mennessä.

8. Miten tietoja suojataan?

Taulukot ovat tallennettuina One Driveen, jonne pääsy on annettu vain Lahden kaupungin kanssa kumppanuussopimuksen tehneille tapahtuman järjestäjille, joiden kanssa on sovittu vapaaehtoishenkilöstön tietojen luovuttamisesta.

9. Luovutetaanko tietoja kolmannelle osapuolelle?

Tietoja ei luovuteta kolmannelle osapuolelle ilman suostumuksen antajan lupaa.

10. Siirretäänkö tietoja EU/ETA- alueen ulkopuolelle?

Ei siirretä.  

11. Lait tai säädökset, joihin käsittely perustuu

Ei lakiperustetta.

12. Lahden kaupungin tietojärjestelmä, jossa tiedot tallennettuina

Tiedot ovat tallennettuna GateHQ-rekrytointijärjestelmään.

13. Rekisteröidyn oikeudet

Mikäli rekisteröity haluaa tarkastaa, korjata, poistaa tai rajoittaa tietojen käyttöä tai poistaa Lahden kaupungin rekistereissä olevia henkilötietojaan, otetaan yhteys tietosuoja@lahti.fi tai tietosuojavastaava p. 040 183 4334

14. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on myös oikeus tehdä ilmoitus epäkohdasta henkilötietojen käsittelyssä valtakunnalliselle valvontaviranomaiselle.

15. Selosteen päivämäärä

Lahti 12.10.2022