MM-kisojen vapaaehtoisrekisterin tietosuojaseloste
Päivitetty 21.9.2026
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 mukainen informointi henkilötietojen käsittelystä.
Tässä tietosuojaselosteessa kerrotaan, miten Suomen Jääkiekkoliitto ry käsittelee henkilötietoja jääkiekon MM-kisojen vapaaehtoishakujen ja vapaaehtoistoiminnan yhteydessä.
1. Rekisterinpitäjä
Suomen Jääkiekkoliitto ry (jäljempänä Jääkiekkoliitto)
Mäkelänkatu 87, 00610 Helsinki
Tietosuojaa koskevat yhteydenotot: tietosuoja@finhockey.fi
Vapaaehtoistoimintaa koskevat yhteydenotot: volunteers@finhockey.fi
2. Rekisterin nimi
Suomen Jääkiekkoliitto ry:n MM-kisojen vapaaehtoisrekisteri.
3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset
Rekisteriä käytetään Jääkiekkoliiton järjestämien tai sen vastuulla Suomessa järjestettävien jääkiekon MM-kisojen vapaaehtoishakujen ja vapaaehtoistoiminnan toteuttamiseen.
· vapaaehtoishakemusten vastaanottaminen ja käsittely
· hakijoiden arviointi ja valinta vapaaehtoistehtäviin
· hakijoiden kontaktointi ja vapaaehtoistehtävistä sopiminen
· vapaaehtoisorganisaation ja tiimien muodostaminen
· tehtävien, työvuorojen, kulkuoikeuksien ja akkreditointien suunnittelu ja hallinta
· perehdytysten ja koulutusten järjestäminen ja osallistumisen seuranta
· työvaatteiden, ruokailujen, matkojen, majoituksen ja muiden vapaaehtoistoimintaan liittyvien järjestelyjen toteuttaminen silloin, kun ne kuuluvat tapahtumaan
· tapahtumaan, tehtäviin ja työvuoroihin liittyvä viestintä
· vapaaehtoisten turvallisuuden, vakuutusturvan ja tapahtuman asianmukaisen toteuttamisen varmistaminen
· palautteen kerääminen sekä vapaaehtoistoiminnan tilastointi, raportointi ja kehittäminen
· mahdollisten väärinkäytösten, vahinkojen ja tietoturvapoikkeamien selvittäminen
Tietoja käsitellään lähtökohtaisesti vain sen tapahtuman yhteydessä, johon henkilö on hakenut tai valittu vapaaehtoiseksi. Tietoja voidaan käyttää muista tulevista MM-kisoista ja niiden vapaaehtoishauista viestimiseen vain henkilön erillisellä suostumuksella.
Tilastointi ja raportointi toteutetaan mahdollisuuksien mukaan anonymisoituina siten, ettei yksittäistä henkilöä voida tunnistaa. Tietoja ei käytetä Jääkiekkoliiton, tapahtuman kumppaneiden tai muiden tahojen suoramarkkinointiin ilman erillistä suostumusta.
4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet
Henkilötietojen käsittely perustuu käyttötarkoituksesta riippuen:
· rekisteröidyn pyynnöstä tehtäviin sopimusta edeltäviin toimenpiteisiin ja vapaaehtoistoimintaa koskevan sopimuksen tai sitoumuksen täytäntöönpanoon (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan b alakohta)
· Jääkiekkoliiton oikeutettuun etuun järjestää vapaaehtoishaku ja tapahtuman vapaaehtoistoiminta asianmukaisesti, turvallisesti ja tehokkaasti (6 artiklan 1 kohdan f alakohta)
· rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseen esimerkiksi vakuutuksiin, turvallisuuteen ja viranomaispyyntöihin liittyvissä tilanteissa (6 artiklan 1 kohdan c alakohta)
· rekisteröidyn suostumukseen silloin, kun käsittely ei ole välttämätöntä vapaaehtoishaun tai vapaaehtoistoiminnan järjestämiseksi, kuten tulevista vapaaehtoishauista viestittäessä (6 artiklan 1 kohdan a alakohta)
Jos käsitellään erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja, kuten allergioita tai muita terveydentilaa koskevia tietoja, käsittely perustuu nimenomaiseen suostumukseen tai muuhun soveltuvaan tietosuoja-asetuksen 9 artiklan mukaiseen perusteeseen.
Suostumuksen voi peruuttaa milloin tahansa. Peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
5. Käsiteltävät henkilötiedot
Rekisterissä voidaan käsitellä seuraavia, kulloisenkin tapahtuman ja tehtävän kannalta tarpeellisia tietoja:
· nimi ja yhteystiedot, kuten osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
· syntymäaika tai muu tehtävän edellyttämän iän varmistamiseen tarvittava tieto
· käyttäjätunnus ja muut GateHQ-palvelun käyttämiseen liittyvät tunnistetiedot
· asuinpaikkakunta, tapahtumapaikkaa koskevat toiveet ja muut osallistumisen suunnitteluun tarvittavat tiedot
· äidinkieli ja muu kielitaito
· koulutus, osaaminen, aikaisempi kokemus, kiinnostuksen kohteet sekä tehtävän kannalta tarpeelliset pätevyydet ja luvat, kuten ajokorttitiedot
· tehtävätoiveet, käytettävyys, työvuorot ja osallistumistiedot
· vaate- ja kenkäkoot
· valintaa, tehtävään sijoittamista, tiimiä ja esihenkilöä koskevat tiedot
· perehdytys- ja koulutustiedot
· valokuva ja muut akkreditointiin, henkilöllisyyden varmistamiseen ja kulkuoikeuksiin tarvittavat tiedot
· työvälineisiin, vapaaehtoisetuihin, ruokailuihin, matkoihin ja majoitukseen liittyvät tarpeelliset tiedot
· hätäyhteyshenkilön nimi ja yhteystiedot, jos tieto kerätään
· vapaaehtoiseen pidettyä yhteyttä koskevat tarpeelliset tiedot
· mahdolliset suostumukset, kiellot, palaute- ja kyselyvastaukset
· turvallisuus-, vakuutus-, vahinko- ja poikkeamatilanteisiin liittyvät tarpeelliset tiedot
· palvelun käytöstä syntyvät tekniset tiedot ja lokitiedot
Erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja, kuten allergioita tai terveydentilaa koskevia tietoja, kerätään vain, jos ne ovat tarpeen tapahtuman järjestämiseksi tai henkilön turvallisuuden varmistamiseksi. Pääsy tällaisiin tietoihin rajataan henkilöihin, jotka tarvitsevat niitä tehtäviensä hoitamiseksi.
Rekisteriin ei tallenneta salasanoja sellaisessa muodossa, että Jääkiekkoliitto tai tapahtumaorganisaatio voisi nähdä ne. Tietoja kerätään vain siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ilmoitettuihin käyttötarkoituksiin.
6. Tietojen antamisen välttämättömyys
Hakulomakkeella pakollisiksi merkityt tiedot ovat tarpeen hakemuksen käsittelemiseksi ja vapaaehtoistoiminnan järjestämiseksi. Jos hakija ei anna tarvittavia tietoja, hakemusta ei välttämättä voida käsitellä tai hänelle ei voida tarjota vapaaehtoistehtävää.
Vapaaehtoiseen suostumukseen perustuvien tietojen antamatta jättäminen ei vaikuta hakemuksen käsittelyyn tai mahdollisuuteen tulla valituksi vapaaehtoiseksi.
7. Henkilötietojen lähteet
Tiedot saadaan pääasiassa:
· hakijalta tai vapaaehtoiselta itseltään GateHQ-palvelun, sähköpostin, puhelimen, haastattelun, koulutuksen tai muun yhteydenpidon kautta
· tapahtumaorganisaatiolta vapaaehtoisten valinnan, tehtäviin sijoittamisen, kouluttamisen, työvuorosuunnittelun ja tapahtuman toteuttamisen yhteydessä
· GateHQ-palvelusta ja muista tapahtuman järjestämisessä käytettävistä järjestelmistä niiden käytön yhteydessä
8. Henkilötietojen vastaanottajat ja käsittelijät
Henkilötietoja käsittelevät Jääkiekkoliitossa ja tapahtumaorganisaatiossa vain henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja vapaaehtoishaun tai vapaaehtoistoiminnan järjestämiseksi.
Tietoja voidaan käsittelyn tarkoituksen kannalta tarpeellisessa laajuudessa antaa:
· vapaaehtoistoiminnasta vastaaville henkilöille ja tiiminvetäjille
· akkreditoinnista, turvallisuudesta, koulutuksista, työvuoroista, ruokailuista, majoituksesta, kuljetuksista tai muista vapaaehtoispalveluista vastaaville tahoille
· kansainväliselle lajiliitolle sekä akkreditointi- ja turvallisuuspalvelujen toteuttajille siltä osin kuin tapahtuman järjestäminen sitä edellyttää
· vakuutusyhtiölle vahinko- tai vakuutustilanteessa
· viranomaisille lakiin perustuvan velvoitteen nojalla
· Jääkiekkoliiton käyttämille IT-, järjestelmä- ja muille palveluntarjoajille, jotka käsittelevät henkilötietoja Jääkiekkoliiton lukuun ja sen ohjeiden mukaisesti
GateHQ-järjestelmän palveluntarjoaja käsittelee järjestelmään tallennettuja henkilötietoja Jääkiekkoliiton lukuun. Palveluntarjoajien kanssa sovitaan henkilötietojen käsittelystä tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla.
Tietoja ei myydä eikä luovuteta ulkopuolisille näiden omaa markkinointia varten ilman rekisteröidyn erillistä suostumusta.
9. Henkilötietojen siirtäminen EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle
Henkilötietoja käsitellään pääasiassa Euroopan unionin ja Euroopan talousalueen sisällä. Jos tietoja siirretään EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle, Jääkiekkoliitto varmistaa, että siirrolle on tietosuoja-asetuksen mukainen peruste ja että tietojen asianmukaisesta suojasta on huolehdittu esimerkiksi Euroopan komission riittävyyspäätöksen tai hyväksymien vakiolausekkeiden avulla.
10. Henkilötietojen säilyttäminen
Tapahtumakohtaisia hakemus- ja vapaaehtoistietoja säilytetään tapahtuman valmistelun ja toteutuksen ajan sekä enintään 24 kuukautta kyseisen tapahtuman päättymisestä. Säilytysaika on tarpeen tapahtuman jälkiarviointia, raportointia sekä mahdollisten vakuutus-, vahinko-, selvitys- ja oikeusvaadetilanteiden käsittelyä varten.
Tietoja voidaan säilyttää tätä pidempään, jos se on tarpeen lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai vakuutus-, vahinko-, selvitys- tai oikeusvaateen käsittelemiseksi.
Tulevien MM-kisojen vapaaehtoishakuja koskevia yhteystietoja ja suostumustietoja säilytetään, kunnes henkilö peruuttaa suostumuksensa, kuitenkin enintään viisi vuotta suostumuksen antamisesta, ellei suostumusta uusita.
Säilytysajan päätyttyä tiedot poistetaan tai anonymisoidaan turvallisesti.
11. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti oikeus:
· saada vahvistus siitä, käsitelläänkö hänen henkilötietojaan, ja saada pääsy omiin tietoihinsa
· pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen oikaisemista
· pyytää henkilötietojensa poistamista soveltuvissa tilanteissa
· pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista
· vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa henkilötietojen käsittelyä
· peruuttaa antamansa suostumus milloin tahansa
· saada tietyissä tilanteissa itse antamansa tiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa sekä siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle
· tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistolle
Oikeuksien soveltaminen riippuu henkilötietojen käsittelyn tarkoituksesta ja oikeusperusteesta. Oikeuksia koskevat pyynnöt voi toimittaa osoitteeseen tietosuoja@finhockey.fi. Jääkiekkoliitto voi pyytää lisätietoja pyynnön esittäjän henkilöllisyyden varmistamiseksi.
Tietosuojavaltuutetun toimiston yhteystiedot ovat osoitteessa www.tietosuoja.fi.
12. Automaattinen päätöksenteko
Hakijoita koskevia lopullisia valintapäätöksiä ei tehdä pelkästään automaattisen käsittelyn perusteella.
13. Henkilötietojen suojaaminen
Henkilötiedot suojataan asianmukaisilla teknisillä, organisatorisilla ja sopimuksellisilla toimenpiteillä. Pääsy tietoihin rajataan henkilöihin, jotka tarvitsevat niitä työ- tai vapaaehtoistehtäviensä hoitamiseksi.
Järjestelmien käyttö edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa tai muuta suojattua tunnistautumista. Käyttöoikeudet määritellään tehtävien perusteella ja niitä tarkistetaan tarvittaessa. Järjestelmät, tietoliikenneyhteydet ja varmuuskopiot suojataan asianmukaisin teknisin keinoin. Henkilötietoja käsitteleviä henkilöitä sitoo salassapitovelvollisuus.
14. Tietosuojaselosteen päivittäminen
Jääkiekkoliitto voi päivittää tätä tietosuojaselostetta, jos henkilötietojen käsittely tai sovellettava lainsäädäntö muuttuu. Ajantasainen seloste pidetään hakijoiden ja vapaaehtoisten saatavilla GateHQ-palvelussa tai Jääkiekkoliiton verkkosivustolla.